東京建物アメニティサポート

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  1. 個人情報保護への取り組み

個人情報保護への取り組み

プライバシーマーク


  1. 当社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会より個人情報について適切な保護措置を講ずる体制が整備され、個人情報に関するJIS規格(JIS Q15001)に準拠している事業者であることを認定する「プライバシーマーク」を取得しています。


個人情報保護方針

当社は、当社がマンション管理等の業務を行う上で使用する当社のお客様・取引関係者様などの個人情報について、個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、自主的なルール及び体制を確立し、以下の通り個人情報保護方針を定め、これを実行し維持致します。

  1. 当社は、事業の内容(マンション管理等)及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を実施致します。
  2. 当社は、個人情報の取得、利用及び提供にあたっては、できる限りその目的を限定し、適法かつ公正な手段によって取得し、目的以外の取り扱いは致しません。また、目的以外の取扱いを行わない為の必要な措置を講じます。
  3. 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
  4. 当社は、個人情報の管理にあたり、管理責任者を置き、適切な管理を行うとともに、外部への流出防止に努めます。また、外部からの不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止に万全を期すとともに、事故発生の危険性に対して速やかに是正措置を講じます。
  5. 当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談について、苦情・相談窓口責任者を置き、適切に対応致します。
  6. この個人情報保護方針及びその実行のための当社のルール及び体制(個人情報保護マネジメントシステム)は、今後の情勢変化に沿って、継続的に見直し、改善します。

制定日 2015年4月1日
改定日 2016年7月1日
株式会社東京建物アメニティサポート
代表取締役社長 矢内 良樹

個人情報の取り扱いについて

1. 個人情報保護管理者

株式会社東京建物アメニティサポート 管理本部長

2. 利用目的について

(1)当社が取得する個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

  1. 当社事業 ※1に関する顧客動向分析及び商品開発等の調査分析
  2. 当社事業 ※1に関する利害関係者の確定及び事業推進に伴う各種案内※2
  3. 当社事業 ※1に関する営業活動※2
  4. 当社事業 ※1に関する申込・契約等における本人確認及び信用調査
  5. 当社事業 ※1に関する申込・契約等の履行に伴う各種案内※2
  6. 当社事業 ※1に関する顧客満足度等のアンケート調査の案内※2
  7. 当社の広報活動(会社情報の提供※2並びにイベント及びアンケート調査等の案内※2)
  8. 当社への来訪者の確認及び来訪者への対応内容の記録
  9. 当社の業務への従業者(役員、従業員、派遣社員、出向者等)の採用活動(選考及び採用情報の提供※2)
  10. 当社事業※1の推進及びa~iの利用目的の達成に必要な範囲内での個人情報の第三者への開示・提供。但し、個人情報の提供に際して、本ページ記載の利用目的とは異なる利用目的がご本人に通知又は明示された場合は、その利用目的が本ページ記載の利用目的に優先します。
  1. ※1. 当社事業とは、マンション管理事業、損害保険・生命保険代理業、駐車場・トランクルーム運営事業、住生活サービス事業、インテリア事業、リフォーム事業、マンション大規模修繕工事等工事事業・コンサルティング事業をいいます。
  2. ※2. 営業活動・各種案内・各種情報の提供は、訪問、はがき・ダイレクトメールの送付、電話、電子メールの送信等の方法で行います。

(2)当社が委託を受けて、お預かりしている個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

  1. 管理組合から委託された個人情報は、管理委託契約に基づく業務を行うため利用します。
  2. 保険会社から委託された個人情報は、保険代理店業務を行うため利用します。
  1. ※ 上記の個人情報は開示対象個人情報ではございません。

(3)東京建物から取得し共同利用する個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

【当社事業における利用目的】

  1. 上記(1)a~j記載の利用目的

【東京建物グループ事業における利用目的】

  1. 顧客動向分析および商品開発等の調査分析
  2. 事業推進上必要な利害関係者の確定および事業推進に伴う各種案内
  3. 事業推進上の申込・契約等における本人確認および信用調査
  4. 営業促進活動、申込・契約等の履行に伴う各種案内、顧客満足度等のアンケート調査の案内等

3. 第三者への提供について

当社は以下の場合を除いてお客様の情報を第三者へ提供することは致しません。
当社が保有する個人情報を第三者に提供する必要が生じた場合は別途必要な措置を講じ、ご本人の同意を得ずに個人情報の第三者への提供はいたしません。

  1. お客様ご本人の同意を得ている場合
  2. 法令に基づく場合
  3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要があり、個人情報の開示・提供について本人の同意を得ることが困難な場合
  4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
  5. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める実務を遂行することに対して協力する必要があり、個人情報の開示・提供について本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  6. お客様その他顧客との受発注契約、委託受託契約に基づく契約目的達成のため、当社と守秘義務契約を締結している協力会社等の業務委託先会社に、必要な範囲内で個人情報を提供する必要がある場合
  7. 当社事業目的に定められた事業の推進及び利用目的の達成に必要な範囲内と認められる場合

4. 東京建物グループ各社との共同利用について

当社が取得する個人情報を以下の通り東京建物グループ各社と共同利用いたします。

【共同利用する個人情報の項目】

  1. 応対記録

【共同して利用する者の範囲】

  1. 東京建物グループ各社(東京建物株式会社および東京建物株式会社の有価証券報告書に記載されている子会社および連結対象会社)

【共同して利用する者の利用目的】

  1. 上記2.(3)記載の利用目的について、東京建物グループが一体となって効率的に達成するために必要な範囲において共同利用いたします。

【共同して利用する個人情報の管理についての責任を有する者】

  1. 株式会社東京建物アメニティサポート

【取得方法】

  1. 手渡し、郵送、電話、メール

5. 個人情報の委託について

当社は、お客様の情報を配送、管理員業務、工事業務等のために外部に委託することがあります。
外部委託先につきましては、弊社の定める基準に適合する事業者を選定し、秘密保持、安全管理等についての契約を締結して、適切な監督を行います。

6. 個人情報の提供の任意性について

個人情報のご提供は任意です。ただし、必要な情報をご提供いただけない場合、当社の業務が適切に遂行出来ない場合がございます。あらかじめご了承ください。

7. 個人情報の開示・訂正(追加・削除)、利用停止(消去)、第三者提供の停止

個人情報に関する利用目的の通知、開示・訂正(追加・削除)、利用停止(消去)に関しましては、以下の苦情・相談窓口までご連絡ください。

マンション管理に関わる個人情報の取り扱いについて

担当:お客様センター担当者
Tel:03-6777-6718
受付時間 9:00~17:00(土日祝日、年末年始を除く)

左記以外の個人情報に関するお問い合わせ

担当:総務コンプライアンス部
Tel:03-6777-6700
受付時間 9:00~17:00(土日祝日、年末年始を除く)

8. 認定個人情報保護団体について

当社は、認定個人情報保護団体である「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」の対象事業者です。
当社では「苦情・相談窓口」を設置し、ご相談や苦情等をお受けしておりますが、下記団体の「個人情報保護苦情相談室」にご連絡いただくことも可能です。

個人情報保護苦情相談室

一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC)
プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル 12階
TEL:03-5860-7565 / 0120-700-779

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